Przygotuj się na KSeF w 2026 roku – kluczowe zmiany dla użytkowników Comarch ERP Optima i Enova 365

W 2026 roku Polska wprowadzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który zrewolucjonizuje procesy fakturowania dla wszystkich podatników VAT. Przedsiębiorcy korzystający z systemów Comarch ERP Optima i Enova 365 muszą przygotować swoje systemy na nowe wymagania, aby zapewnić zgodność z przepisami i wykorzystać korzyści płynące z tego systemu. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat KSeF, harmonogramu wdrożenia oraz tego, jak popularne systemy ERP wspierają przedsiębiorców w tej zmianie.

Czym jest KSeF i dlaczego jest ważny?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym z szablonem FA(3), który zastąpi obecną wersję FA(2) od stycznia 2026 roku. System ten ma na celu:

Ustandaryzowanie procesów fakturowania, co zmniejsza ryzyko błędów.
Zwiększenie przejrzystości i ułatwienie kontroli podatkowej przez organy skarbowe.
Przyspieszenie obiegu dokumentów i rozliczeń między kontrahentami.

Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne, co pozwala przedsiębiorcom na testowanie systemu przed jego obowiązkowym wdrożeniem. Jednak od 2026 roku wszystkie podmioty gospodarcze, w tym podatnicy zwolnieni z VAT, będą musiały używać KSeF.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:

1 lutego 2026 roku: Obowiązek obejmie dużych podatników, których roczny obrót w 2025 roku przekroczył 200 mln PLN.
1 kwietnia 2026 roku: Pozostałe podmioty gospodarcze, w tym podatnicy zwolnieni z VAT, będą musiały przystąpić do systemu.

Pierwotnie planowano wprowadzenie KSeF w lipcu 2024 roku, jednak audyt systemu wykazał konieczność przebudowy jego architektury, co przesunęło terminy na 2026 rok. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić środowiska testowe, takie jak dostęp do API od 30 września 2025 roku oraz aplikację dla podatników od listopada 2025 roku, aby ułatwić przygotowania.

Przygotowanie systemów ERP do KSeF

Dla firm korzystających z systemów Comarch ERP Optima i Enova 365, przejście na KSeF jest ułatwione dzięki wbudowanym integracjom z systemem. Poniżej przedstawiamy szczegóły dotyczące obu rozwiązań.

Comarch ERP Optima

Comarch ERP Optima jest w pełni przygotowany do obsługi KSeF, oferując użytkownikom intuicyjne narzędzia do zarządzania e-fakturami. Kluczowe cechy integracji obejmują:

Bezpłatny okres testowy: Dostępny do 31 października 2025 roku, umożliwia testowanie wysyłki i odbioru faktur w KSeF.
Funkcjonalności: Uwierzytelnianie faktur, automatyczne przesyłanie i odbieranie e-faktur oraz zarządzanie nimi bezpośrednio w systemie.
Dodatkowe narzędzia: Comarch oferuje aplikację Comarch KSeF, która upraszcza procesy fakturowania.
Zgodność z przepisami: System jest na bieżąco aktualizowany, aby spełniać wymagania Ministerstwa Finansów.

Comarch przeprowadza również analizy procesów finansowo-księgowych, aby zidentyfikować potencjalne trudności i zapewnić zgodność z KSeF.

Enova 365

Enova 365 również oferuje kompleksową integrację z KSeF, dostępną bez dodatkowych kosztów w ramach aktualnej licencji. Główne zalety to:

Darmowa integracja: Użytkownicy mogą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane bez dodatkowych opłat.
Elastyczność: System umożliwia konfigurację automatycznego generowania e-faktur oraz śledzenie ich statusu w KSeF.
Wsparcie dla biur rachunkowych: Enova 365 oferuje Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, który ułatwia obsługę faktur dla klientów bez własnego oprogramowania.
Zgodność z formatem XML: System obsługuje faktury w formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów.

Korzyści płynące z wdrożenia KSeF

Wdrożenie KSeF przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści, które mogą znacząco usprawnić procesy biznesowe:

Skrócenie terminu zwrotu VAT: Z 60 do 40 dni, co poprawia płynność finansową.
Eliminacja papierowych faktur: Faktury w formacie PDF i papierowe zostaną zastąpione e-fakturami, co zmniejsza koszty wysyłki i przechowywania.
Przechowywanie w KSeF: Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, eliminując potrzebę archiwizacji przez przedsiębiorców.
Ustandaryzowany format: Zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia poprawki za pomocą faktur korygujących zamiast not korygujących.
Szybszy obieg dokumentów: Automatyzacja procesów przyspiesza rozliczenia z kontrahentami.

Jak przygotować się na KSeF?

Aby zapewnić płynne przejście na KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć następujące kroki:

Zapoznanie się z KSeF: Zrozumienie zasad działania systemu i wymagań dotyczących faktur ustrukturyzowanych (Unifiedpost).
Aktualizacja systemów ERP: Upewnienie się, że Comarch ERP Optima lub Enova 365 są zaktualizowane do wersji wspierających KSeF.
Testowanie integracji: Skorzystanie z bezpłatnych środowisk testowych, takich jak „playground environment” KSeF, dostępnych od 2025 roku.
Szkolenie personelu: Przygotowanie pracowników do obsługi nowych procesów fakturowania.
Analiza procesów: Przeprowadzenie audytu procesów finansowo-księgowych, aby zidentyfikować obszary wymagające dostosowania.

Wyzwania i rozwiązania

Wdrożenie KSeF może wiązać się z wyzwaniami, takimi jak konieczność przebudowy procesów biznesowych czy przeszkolenia pracowników. Jednak zarówno Comarch ERP Optima, jak i Enova 365 oferują wsparcie w postaci:

Dokumentacji i poradników: Comarch udostępnia poradnik „Jak wdrożyć KSeF w firmie”, a Enova oferuje przewodnik dla biur rachunkowych (Comarch Poradnik, Enova Przewodnik).
Konsultacji z ekspertami: Obaj dostawcy współpracują z partnerami, którzy pomagają w implementacji KSeF (XLE).
Bezpłatnych aktualizacji: Funkcjonalności KSeF są dostępne w ramach standardowych licencji, co minimalizuje dodatkowe koszty.

Podsumowanie

Obowiązkowe wdrożenie KSeF w 2026 roku to znacząca zmiana dla polskich przedsiębiorców, ale użytkownicy Comarch ERP Optima i Enova 365 są w korzystnej pozycji dzięki gotowym integracjom z systemem. Wczesne rozpoczęcie przygotowań, w tym testowanie integracji i szkolenie personelu, pozwoli firmom uniknąć problemów i w pełni wykorzystać zalety KSeF, takie jak szybszy zwrot VAT i usprawnione procesy fakturowania. Zachęcamy do kontaktu z dostawcami oprogramowania, aby uzyskać szczegółowe wsparcie w przygotowaniu do tej rewolucji w fakturowaniu.